MedRep

01Tableau de bord

Tableau de bord

Vue d’ensemble en temps réel de l’activité.

Accès : Tous, selon leur périmètre

• Carte des délégués en direct (en visite, en déplacement, sans signal), actualisée toutes les 30 secondes.
• Journée en cours : visites réalisées, en cours, à faire, non réalisées, et médecins visités en ce moment.
• Six indicateurs clés à la une et accès aux treize indicateurs détaillés.
• Filtres par période, pays, secteur et délégué.
• Répartition des visites par heure et évolution de l’activité.
• Alerte visible si l’installation ou une mise à jour est incomplète.

03Performance et management › Indicateurs

Indicateurs (KPI)

Mesurer la performance à tous les niveaux.

Accès : Encadrement ; le délégué voit les siens

• Treize indicateurs : objectif, réalisation, taux de visite, couverture, fréquence, classe A, durée, géo-vérification, rapports, délais, quiz, évaluation, programme.
• Onglets par délégué, portefeuille, secteur, produit et évolution sur douze mois.
• Objectifs globaux et par délégué.
• Filtre par cycle promotionnel : la période prend les dates du cycle.
• Codes couleur selon les seuils pour repérer les écarts.
• Exports CSV de chaque tableau.

27Performance et management › Objectifs

Objectifs (OKR)

Visites, boîtes vendues et chiffre d’affaires, par semaine ou par mois.

Accès : Superviseur, responsable ; délégué pour lui-même

• Objectifs assignés à un ou plusieurs délégués, sélection rapide par type de délégué.
• Modèles : 100 visites par semaine, 1 000 boîtes par mois, CA net sur la période.
• Résultats clés mesurés automatiquement depuis les visites et les commandes.
• Projection de fin de période, reste à réaliser et reste par semaine.
• Réalisé contre cible, cumul face à la trajectoire idéale.
• Répartition par délégué, type de bon, produit et type de prospect ; export CSV.

10Performance et management › Validations

Validations

Le contrôle qualité des rapports et des programmes.

Accès : Superviseur, responsable, administrateur

• File des rapports à valider, filtrée par délégué, par pages de 50.
• Lecture complète : produits, messages, veille, brochures présentées, usage de l’IA.
• Validation avec note de qualité, ou renvoi avec commentaire obligatoire.
• Programmes hebdomadaires soumis : validation ou renvoi.
• Le délégué est notifié de chaque décision.
• Chaque décision est tracée dans le journal d’audit.

19Performance et management › Évaluations

Évaluations en duo

Accompagner et faire progresser.

Accès : Superviseur, responsable ; le délégué consulte

• Cinq critères notés de 1 à 5 : connaissances, communication, organisation, rapports, attitude.
• Note globale calculée automatiquement, trois contextes d’évaluation.
• Accompagnement planifié sur une visite, le délégué en est informé.
• Évaluation rattachée à la visite accompagnée.
• Liste « Mes accompagnements » pour le superviseur.
• Les notes alimentent l’indicateur évaluation des KPI.

02Activité terrain › Suivi des trajets

Suivi des trajets

Les trajets des délégués en temps réel, depuis leur téléphone.

Accès : Délégué (lui-même), encadrement

• Vue d’équipe : trajets du jour de tous les délégués, chacun dans sa couleur.
• Vue d’un délégué : départ, position actuelle, vitesse et batterie.
• Visites pointées numérotées : médecin, heures d’arrivée et de départ, durée.
• Kilométrage du jour ; positions imprécises ou incohérentes écartées.
• Actualisation toutes les 30 secondes, mode « Suivre en direct ».
• Relecture des journées passées, aux heures de travail seulement.

32Programme de visite › Rapport

Rapport de visite

Rédigé avec l’IA ou manuellement, au choix du délégué.

Accès : Délégué ; lecture et validation par l’encadrement

• Choix du mode « Rédiger avec l’IA » ou « Rédiger moi-même », mémorisé.
• Notes rapides ou dictée, puis propositions : résumé, retour, prochaine action.
• Chaque proposition se relit, se modifie et s’insère champ par champ.
• Générateur local hors ligne, ou modèle d’IA gratuit en ligne.
• Accès direct depuis la fiche prospect.
• Validation ou renvoi motivé par l’encadrement.

04Activité terrain › Planification

Planification

Le calendrier des visites de toute l’équipe.

Accès : Encadrement ; le délégué planifie les siennes

• Calendrier jour, semaine ou mois, par délégué ou par équipe.
• Création d’une visite en un clic : médecin, date, heure, présentiel ou à distance.
• Glisser-déposer, annulation, réaffectation à un autre délégué.
• Contrôle des doublons, des absences et des semaines verrouillées.
• Couleur par statut : planifiée, en cours, réalisée, non réalisée.
• Le délégué est notifié quand l’encadrement planifie pour lui.

05Planification › Affectation en lot

Affectation en lot

Générer les tournées d’une période en une fois.

Accès : Administrateur, responsable, superviseur

• Choix des délégués, des secteurs et de la période.
• Répartition par priorité de classe (A, puis B, C, D) et fréquence attendue.
• Capacité journalière, jours ouvrés et absences pris en compte.
• Aperçu avant application : visites par jour, dépassements, médecins non placés.
• Application en une fois ; le lot est tracé et peut être annulé.
• Chaque délégué concerné reçoit une notification.

06Planification › Absences

Absences

Congés, formations, réunions et jours fériés.

Accès : Délégué pour lui-même ; encadrement pour son équipe

• Saisie sur une période, en journée complète ou en demi-journée.
• Motifs : congé, formation, réunion, administratif, maladie, jour férié.
• Alerte sur les visites planifiées en conflit.
• Modification du motif et suppression d’un jour d’absence.
• Jours exclus de l’affectation en lot et du calcul des objectifs.
• Vue sur 30 jours passés et 120 jours à venir.

07Activité terrain › Programme de visite

Programme de visite

La tournée du jour ou de la semaine, prête à suivre.

Accès : Délégué ; encadrement pour son équipe

• Vue jour et semaine, carte de la tournée et distances.
• Préparation : historique, dernière réaction, engagements, objections.
• Suggestions de visites : score sur 100 avec ses raisons.
• Soumission hebdomadaire au superviseur, puis verrouillage.
• Impression, export CSV et PDF du programme.
• Consultable sans réseau une fois ouvert.

08Activité terrain › Affectations

Affectations

L’historique des lots et des planifications.

Accès : Encadrement

• Liste des lots : auteur, période, délégués, nombre de visites.
• Détail d’un lot : visites par délégué et par jour, avancement.
• Annulation d’un lot pour les visites à venir.
• Suivi des planifications unitaires de l’encadrement.
• Filtres par période et par délégué.
• Export CSV.

09Programme de visite › Fiche de visite

Exécution de visite et rapport

Du check-in au rapport signé.

Accès : Délégué ; encadrement en lecture

• Check-in et check-out GPS, distance au cabinet, minuteur, motif si non réalisée.
• Rapport express : produits, accueil, échantillons, messages clés, intention de prescription.
• Veille concurrentielle, engagements, pharmacovigilance et information médicale.
• Assistant de rédaction, dictée vocale, signature du médecin.
• Brochures plein écran, commande en pharmacie, visite en duo.
• Brouillon local et envoi différé sans réseau ; rapport en PDF.

14Activité terrain › Événements

Événements

Congrès, symposiums et réunions de service.

Accès : Encadrement ; délégués pour inviter

• Fiche : type, dates, lieu, budget, produit mis en avant, statut.
• Invitations parmi les médecins ayant accepté le contact.
• Réponses et pointage des présences.
• Indicateurs : invités, présents, taux, coût par présent.
• Retour sur investissement : intention de prescription avant et après.
• Annulation au lieu de suppression dès qu’une présence est pointée.

23Activité terrain › Secteurs

Secteurs

La carte commerciale.

Accès : Administrateur, responsable

• Régions et secteurs, par pays.
• Délégués rattachés à chaque secteur.
• Création, modification et suppression contrôlée.
• Nombre de médecins par secteur.
• Base des portefeuilles, des filtres et des affectations en lot.
• Pays imposé pour un responsable pays.

15Gestion commerciale › Commandes

Bon de commande

La commande pharmacie au format du laboratoire, du terrain à l’ERP.

Accès : Délégué ; encadrement selon son périmètre

• Deux formats : bon VMC (prix pharmacie) et bon KAM (prix grossiste).
• Type de bon selon le type de délégué.
• Pharmacie cliente avec recherche, fournisseur grossiste ou super-grossiste.
• Catalogue du laboratoire chargé par défaut ; quantités, UG et prix modifiables.
• Deux remises successives, TVA 19 %, timbre, total final en DA.
• Circuit brouillon, envoyé, confirmé, livré ; export CSV et envoi à l’ERP.

30Commandes › Aperçu avant impression

Bon de commande imprimable

Le document du laboratoire, prêt à signer ou à envoyer en PDF.

Accès : Délégué ; encadrement selon son périmètre

• En-tête du laboratoire : logo, siège, R.C., MF, NIS, RIB et contacts.
• Référence, date d’émission et statut du bon.
• Version VMC ou KAM selon le type du bon.
• Encadrés pharmacie cliente, fournisseur et délégué.
• Sous-totaux, deux remises, TVA, TTC, timbre, total final.
• Zones de signature ; impression ou PDF.

33Gestion commerciale › Commandes

Bons VMC et KAM

Un bon de commande adapté à chaque type de délégué.

Accès : Délégué selon son type ; encadrement

• Bon VMC (délégué médical) : prix public et prix pharmacie TTC.
• Bon KAM (Key Account Manager) : prix grossiste TTC et HT, fournisseur.
• Médico-commercial : choix du bon à la création.
• Droits réglables par type de délégué.
• Liste filtrable par type de bon, type inclus dans l’export et l’ERP.
• Objectifs de vente limités aux bons VMC, KAM ou les deux.

13Gestion commerciale › Cycles promotionnels

Cycles promotionnels

Les priorités marketing appliquées sur le terrain.

Accès : Administrateur, responsable ; superviseur en lecture

• Cycle : nom, pays, dates, objectif de visites par délégué.
• Produits prioritaires classés, par spécialité.
• Produits du cycle en tête du rapport avec leur rang.
• Filtre « cycle » dans les indicateurs.
• Chevauchement de cycles signalé.
• Suppression avant démarrage, archivage ensuite.

16Gestion commerciale › Notes de frais

Notes de frais

Les dépenses terrain sans papier.

Accès : Délégué ; encadrement et administration

• Kilométrage, repas, hôtel, stationnement, péage, téléphone.
• Kilométrage proposé à partir des check-ins GPS, barème configurable.
• Justificatif photo ou PDF, stocké de façon privée.
• Envoi groupé, validation ou renvoi commenté.
• Marquage « payée » par l’administration.
• Export CSV pour la paie.

17Gestion commerciale › Stock d’échantillons

Stock d’échantillons

Chaque échantillon tracé, de la dotation à la remise.

Accès : Encadrement ; le délégué consulte son stock

• Soldes par délégué et par produit, couverture estimée en jours.
• Dotations avec numéro de lot, retours au siège, inventaires.
• Remises en visite déduites automatiquement.
• Seuils d’alerte et notification de stock bas.
• Blocage facultatif des remises supérieures au stock.
• Annulation de mouvement contrôlée et tracée.

11Marketing et information médicale › Pharmacovigilance

Pharmacovigilance et information médicale

Les obligations réglementaires suivies jusqu’à la clôture.

Accès : Responsables désignés, encadrement

• Cas créés directement depuis le rapport de visite.
• Demandes d’information médicale formulées par le médecin.
• Notification immédiate des responsables désignés.
• Suivi des statuts jusqu’à la clôture, sans suppression possible.
• Filtres et recherche sur l’ensemble des dossiers.
• Chaque modification est tracée dans le journal d’audit.

31Marketing et information médicale › Documents

Gestion documentaire médicale

Fiches posologiques, brochures et notices de tous les produits.

Accès : Administrateur, responsable ; présentation par tous

• Fiche posologique, brochure, notice ou RCP, en un écran.
• Filtres par type de document et par produit.
• PDF ou images jusqu’à 20 Mo, ordre et activation.
• Remplacement par une nouvelle version.
• Présentation en visite, plein écran et chronométrée.
• Nombre et durée des présentations par document.

12Marketing et information médicale › Brochures

Analyse des brochures

Identifier les supports qui font la différence.

Accès : Encadrement

• Présentations par brochure et médecins touchés.
• Temps moyen de présentation de chaque support.
• Intention de prescription avec ou sans brochure.
• Écart affiché en couleur pour comparer les supports.
• Filtre par période, données limitées au périmètre.
• Aide à la sélection et à la refonte des supports.

24Marketing et information médicale › Produits

Produits et prix

Le catalogue promu, ses prix et la veille concurrentielle.

Accès : Administrateur, responsable ; lecture pour les autres

• Référence, forme, présentation, prix public TTC (PPA).
• Prix pharmacie, grossiste TTC et HT déduits automatiquement.
• Import du catalogue de prix depuis Excel.
• Messages clés et brochures rattachés à chaque produit.
• Produits concurrents pour la veille dans les rapports.
• Coefficients, TVA et droit de timbre réglables.

21Prospects › Tous les prospects

Prospects

Médecins, pharmaciens, grossistes et super-grossistes au même endroit.

Accès : Encadrement ; délégués en lecture

• Fiches par type de prospect.
• Un sous-menu par type avec liste filtrée.
• Import Excel des fichiers nationaux avec contrôle des doublons.
• Classe A/B/C, stade d’adoption, consentements, GPS, dernière visite.
• Filtres par pays, secteur, spécialité, type et délégué.
• Carte des prospects et export CSV.

22Administration › Affectation des secteurs

Affectation des prospects

Construire le portefeuille de chaque délégué en quelques clics.

Accès : Administrateur, responsable, superviseur

• Affectation par secteurs entiers ou par cases à cocher.
• Actions Ajouter, Transférer ou Retirer.
• Secteurs créés automatiquement à l’import des prospects.
• Portefeuille : secteurs et prospects affectés nominativement.
• Effet immédiat sur la planification, les commandes et le suivi.
• Chaque affectation est tracée dans le journal d’audit.

29Prospects › Types de prospects

Types de prospects

Médecins, pharmaciens, grossistes, et tous ceux dont vous avez besoin.

Accès : Administrateur, responsable

• Types fournis : médecin, pharmacien, super-grossiste, grossiste, établissement, paramédical.
• Création de nouveaux types avec couleur et ordre.
• Choix des types affichés dans le menu.
• Type désactivé au lieu d’être supprimé s’il est utilisé.
• Grossistes proposés comme fournisseurs du bon de commande.
• Les types de délégués se gèrent de la même façon.

34Formation › Suivi des formations

Suivi des formations

Les résultats de formation de chaque délégué.

Accès : Encadrement ; délégué pour lui-même

• Toutes les tentatives de quiz, par délégué et par quiz.
• Score, seuil de réussite, réussi ou échoué, date.
• Moyenne et nombre de réussites par délégué.
• Filtre par délégué et par type de délégué.
• Historique des évaluations en duo.
• Chaque délégué voit ses propres résultats.

18Formation › Quiz et formation

Quiz et formation

Des connaissances produits vérifiées.

Accès : L’encadrement crée ; les délégués passent

• Quiz à choix unique ou multiple, avec minuteur.
• Correction sur le serveur : les bonnes réponses ne sont jamais exposées.
• Questions verrouillées dès qu’elles ont reçu des réponses.
• Correction détaillée, le délégué peut repasser le quiz.
• Résultats par quiz pour l’encadrement.
• Les résultats alimentent l’indicateur quiz des KPI.

28Administration › Rôles et permissions

Rôles et permissions

Une matrice qui contrôle chaque action de MedRep.

Accès : Administrateur, responsable

• Rôles d’origine et rôles sur mesure.
• Niveau de périmètre par rôle : délégué, superviseur, responsable.
• Matrice de 28 écrans × 6 actions : voir, créer, modifier, supprimer, exporter, valider.
• Contrôle central avant chaque page et chaque action.
• Menu adapté : les écrans non autorisés n’apparaissent pas.
• Modifications de rôles tracées dans le journal d’audit.

35Administration › Paramètres généraux

Assistant IA et validations

Un paramétrage simple, sans développement.

Accès : Administrateur

• Assistant IA : générateur local hors ligne ou fournisseur en ligne au choix.
• Modèle principal et modèles de secours.
• Clé chiffrée, état de la clé et messages d’erreur explicites.
• Commentaire obligatoire pour renvoyer un rapport ou une note de frais.
• Validation automatique des rapports non traités après N jours.
• Jeu de démonstration par pays : Algérie, Tunisie, Maroc.

36Connexion et navigation

Accès et navigation

Une page de connexion et un menu à vos couleurs.

Accès : Tous les utilisateurs

• Adresse de la solution redirigée vers la connexion.
• Page de connexion aux couleurs de MedRep, version mobile incluse.
• Afficher ou masquer le mot de passe ; connexion sécurisée.
• Menu en huit groupes, adapté à chaque rôle.
• Permissions appliquées à chaque page et chaque action.
• Menu épuré ; montants en DA.

20Administration › Utilisateurs

Utilisateurs

Les comptes de la force terrain, leur rôle et leur type.

Accès : Administrateur, responsable

• Comptes délégués, superviseurs et responsables, avec matricule et zone.
• Rôle attribué à chacun, jamais au-dessus de son propre niveau.
• Type : médical, commercial, technico-commercial.
• Rattachement à un superviseur, secteurs et objectifs journaliers.
• Filtre par type de délégué dans tout le CRM.
• Désactivation d’un compte, historique conservé.

25Administration › Historique des opérations

Journal d’audit

Qui a fait quoi, quand et d’où.

Accès : Administrateur

• Utilisateur, date, adresse IP, objet et action.
• Valeurs avant et après pour les fiches modifiées.
• Médecins, rapports, pharmacovigilance, stock, frais, commandes, paramètres.
• Filtres par objet, utilisateur et période, recherche plein texte.
• Inaltérable : aucune modification ni suppression possible.
• Export CSV pour les contrôles et les audits.

26Administration › Paramètres généraux

Paramètres

Configurer MedRep sans développement.

Accès : Administrateur

• Notifications, PDF, mode hors ligne et connecteur ERP signé.
• En-tête du bon de commande : logo, bloc société, couleur.
• Coefficients de prix, TVA et droit de timbre.
• Page de connexion aux couleurs de MedRep.
• Menus épurés, montants en DA.
• Diagnostic d’installation et relance de la mise à jour.